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Una recomendación importante: En MagisFor es mejor que NO UTILICE LA TECLA TABULADOR, ya que si pierde el cursor de vista puede tener problemas porque hay muchas carpetas superpuestas y el cursor puede estar en cualquier carpeta que no está a la vista. En su lugar utilice la tecla Intro.

 

Cuando ejecuta MagisFor por primera vez, aparece una ventana con un código donde tiene que introducir una clave. Nos ha de enviar ese código por correo electrónico para que le demos la clave correspondiente a ese ordenador. (Cada ordenador tiene un código y una clave diferente). Para introducir la clave, es necesario que su ordenador esté conectado a Internet.

 

 

Una vez conseguida e introducida la clave, aparece la pantalla de entrada. La primera vez que entra, no es necesario que introduzca un usuario y una contraseña, pero debe ir a: Menú Configuración => Parámetros => Usuarios para dar de alta los usuarios que quiera. (El usuario "m" no tiene filtros y siempre puede hacer cualquier cosa). Es muy conveniente que el usuario comience con un número de dos cifras, ejemplo: 01-Antonio, 02-Pablo, etc... debido a que en algunas ocasiones solo se guardan los dos primeros dígitos del usuario.

 

Lo primero que tendrá que hacer es colocar y estirar la ventana del módulo principal a su gusto. Puede estirarla hacia la derecha y hacia abajo hasta conseguir el tamaño deseado. Para guardar los cambios vaya a: Menú Configuración => Tamaño => Fijar tamaño actual. Si la pantalla es panorámica es mejor que la ventana no cubra toda la pantalla de izquierda a derecha, con 2/3 es suficiente y podrá ver todo mejor. El tamaño y tipo de fuentes y los colores puede cambiarlos yendo a Menú Configuración => Parámetros => General.

En todas las pantallas del programa, aparecen pequeños botones de ayuda de color naranja, si los pulsa encontrará la ayuda de esa parte del programa donde se encuentra.

 

Para este ejemplo se ha elegido para valorar la Comunidad "Madrid, Aragón". Si su Comunidad no está en la lista, elija la primera Comunidad (España general), pulse el botón "Editar valor de factores etc..."  y póngale el nombre de su Comunidad.

 

Para seleccionar su Comunidad, debe ir a: Menú Configuración => Parámetros y ahí pulsa el botón que edita el valor de los honorarios, los factores P, etc.:

 

 

Aparece una ventana en donde debe comprobar que todos los valores son correctos:

(Aquí puede cambiar el nombre de la Comunidad y el nombre de la tabla))

 

 

Si su Comunidad no valora los excipientes con un valor automático según la forma farmacéutica, debe seleccionar el tip "No utilizar excipiente automático para esta tabla".

Por defecto, para valorar, solo va a ver un botón ASSS y un botón PVP, en el gráfico esos son los valores ASSS1 y PVP1 y ha de introducir los valores del factor P actualizado.

 

FÓRMULAS:

Lo primero que hay que hacer es buscar o dar de alta la fórmula que vamos a valorar:

 

En este caso, lo primero que ha de hacer es ir a la carpeta Fórmulas para buscar o añadir la fórmula que hay que elaborar. Magisfor lleva varios ficheros de fórmulas, puede abrir uno o bien crear uno nuevo. Puede tener tantos ficheros de fórmulas como desee y cada fichero de fórmulas puede tener IVA y otros parámetros diferentes.

 

Si piensa que la fórmula no la tiene guardada en su fichero de fórmulas, debe pulsar el botón "Nueva fórmula" de la barra de herramientas de la carpeta Fórmulas (aparece con el dibujo de un folio en blanco, segundo botón empezando por la izquierda)

 

A continuación escriba un nombre para esa fórmula en el cuadro de texto donde parpadea el cursor y pulse INTRO

 

 

Al pulsar INTRO, el nombre de la fórmula se coloca en la lista de fórmulas y el cursor se sitúa en la Forma farmacéutica. Debe elegir una de ellas y volver a pulsar INTRO. Ahora el cursor pasa a la primera línea de la fórmula.

 

Supongamos que la fórmula es una solución hidroalcohólica de eritromicina al 2%

La forma farmacéutica que habrá que seleccionar en la lista desplegable será 7-Soluciones hidroalcohólicas

Como denominación hemos escrito: 1-SOLUCION ERITROMICINA AL 2% (El "1" lo ponemos en este ejemplo por comodidad, para que se sitúe la primera de la lista).

 

Empiece a escribir siguiendo estas normas:

 

    ertromicina (INTRO) (No es necesario introducir la primera letra en mayúsculas)

    2 (INTRO)

    % (INTRO)

 

 

 

    En la línea alcohol, si desea expresarlo como csp, deberá escribir:

 

    alcohol csp (INTRO) El csp separado del producto por un espacio. Al pulsar INTRO el csp se coloca al final del producto.

    100 (INTRO)

    ml (INTRO)

 

Hay unas reglas para la edición de las celdas:

 

    Si estando encima de una celda pulsa INTRO o la tecla de ESPACIO, lo que haya en la celda no se borrará y puede por ejemplo corregir esa línea.

    Si pulsa cualquier tecla, lo que hay en la celda se borra y se empieza a escribir de nuevo (como en Excel)

        

    La primera vez que introduce una fórmula, no debe preocuparse por escribir correctamente los nombres de los productos, ya que al valorar la fórmula, aparecerá una lista de productos similares a los que ha escrito y al seleccionar uno de ellos se cambiará para siempre el nombre del producto en la fórmula, de esta forma la próxima vez que valore esa fórmula se encontrará el producto sin problemas.

 

    Si en lugar de expresarlo como csp, desea que en la cantidad de emulsión o/w aparezca lo que falta hasta 100, deberá escribirlo de la siguiente manera:

 

 

   El signo %, le dice al programa que calcule el total hasta 100 gr, y al pulsar INTRO aparecerá lo siguiente:

 

 

    Observe que en este caso no se ha escrito csp.

    

    Si desea insertar, o eliminar una línea completa, pulse los botones correspondientes de la barra de herramientas:

  

También puede copiar una celda o varias celdas seleccionadas pulsando el botón derecho del ratón.

Para copiar la fórmula completa, debe pulsar el botón "Copiar" de la barra de herramientas. También con el botón "Pegar" de la barra de herramientas pegará la fórmula completa.

Puede "Clonar" una fórmula pulsando este botón: 

Ese botón se diferencia del botón que copia, porque da de alta una nueva fórmula, idéntica a la que se está clonando, incluidos todos los datos de la carpeta "Métodos". Esto es útil para dar de alta otra fórmula similar a una que ya tiene. Por ejemplo si ya tiene en su fichero una fórmulas de solución de minoxidil al 2% y le llega una nueva similar pero con minoxidil al 3%, puede clonar la fórmula de minoxidil al 2% y luego cambia el nombre de la fórmula y el porcentaje de minoxidil.

   

Pegue una sola celda o varias, con el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón. Si quiere eliminar una fórmula de la lista, pulse el botón "Papelera".

 

Si sobre uno de los productos de la fórmula pulsa el botón derecho del ratón, aparece este menú contextual:

 

 

Puede por ejemplo hacer que un producto sea invisible para el paciente. Esto es útil cuando utiliza conservadores o antioxidantes que no quiere que vea el paciente.

 

 

Esta fórmula también la podría haber recetado el médico así:

 

 

En la fórmula de este ejemplo, el producto "Solución hidroalcohólica" es por sí mismo una fórmula.

 

Si lo desea, puede asignar una fórmula a un producto de otra fórmula:

 

Lo primero que debe hacer es dar de alta una fórmula con la misma denominación o denominación parecida al producto, por ejemplo: SOLUCIÓN HIDROALCOHÓLICA 60 que contenga los componentes de la solución hidroalcohólica.

 

 

Luego deberá pulsar el botón derecho del ratón sobre el nombre de esta fórmula para marcarla y que aparezca en la lista de fórmulas para asignar a productos de otras fórmulas.

 

 

Por último debe pulsar el botón derecho del ratón en el producto "Solución hidroalcohólica" y seleccionar la opción "Asignar a una fórmula".

 

 

Aparece la ventana con las fórmulas disponibles para asignar a productos:

 

 

Más información aquí

 

Una vez hecho esto, cuando vaya a valorar, aparecerán ambas fórmulas, pero en el prospecto para el paciente y en la etiqueta del frasco solo se verá la primera.

 

Para que lo entienda mejor:

Fórmulas que contengan productos de como estos:

 

Base de Beeler

Emulsión o/w

Solución hidroalcohólica

Base hidrófila

Crema Lanette

etc...

 

Esos productos son fórmulas que debería tener en su fichero de fórmulas, y debería seleccionarlas una a una en la lista de fórmulas y con el botón derecho del ratón seleccionar la opción "Marcar para poder asignar a un producto". Esto sólo debe hacerlo una vez, a partir de entonces le aparecerá en la lista de fórmulas que puede asignar a productos de otras fórmulas:

 

Veamos paso a paso como se trabaja con el programa.

Se pueden presentar varias opciones:

 

1-El paciente viene a la farmacia con la receta de la fórmula

2-El paciente pide que le repitan una fórmula que ya le hicieron en otra ocasión

O si está utilizando Magisfor edición profesional:

3-Una farmacia cliente le encarga una fórmula y le envía por correo una foto de la receta.

 

Supongamos que la receta del paciente que viene a la farmacia es la que acabamos de crear (SOLUCIÓN DE ERITROMICINA AL 2%)

 

Hay que ir a la carpeta FÓRMULAS para buscar la fórmula:

Para encontrar rápidamente las fórmulas que contengan eritromicina, escribimos en el cuadro de texto "filtro" la palabra ERITROMICINA y pulsamos INTRO (o el botón que tiene dos flechas verdes):

 

 

 

Ahora en la lista de fórmulas solo aparecen las fórmulas que contienen eritromicina.

Se puede filtrar más, por ejemplo si queremos ver solo las fórmulas que contienen eritromicina y propilenglicol escribimos en el filtro:

 

 

 

Así se ha filtrado más y ahora solo aparece en la lista 3 fórmulas. Es fácil encontrar la fórmula que buscamos. Si no está habrá que darla de alta o bien habrá que clonar una que sea similar. Observe que en la esquina superior izquierda de la lista de fórmulas hay un pequeño botón que en estos momentos tiene color rojo. El color rojo indica que está utilizando un filtro para ver la lista de fórmulas, si pulsa ese botón, se quita el filtro, el botón aparece en color gris y vuelve a ver todas las fórmulas.

 

Si por ejemplo la fórmula que hay que hacer es la que vemos en la pantalla pero lleva un 3% de eritromicina en lugar de 2%. En este caso, seleccionamos la fórmula -SOLUCIÓN ERITROMICINA AL 2% y pulsamos el botón "Clonar"

Sucede esto:

 

 

Se ha creado una copia idéntica a la fórmula anterior. Ahora solo nos queda cambiar el porcentaje de eritromicina y cambiar el nombre de la fórmula clonada:

 

 

Si desea poner la caducidad de esta fórmula, pulse el botón "C"que hay arriba del cuadro de texto "Total":

Aparece una pequeña ventana en donde puede dar de lata diferentes caducidades. Selecciona una de ellas y pulsa el botón de la fecha de color naranja para pegarla.

Cuando imprima el prospecto, la etiqueta u otros informes, Magisfor sumará a la fecha de elaboración esa caducidad. 1 mes lo transformará en 30 días, una semana en 7 días y un año en 364 días.

 

 

Antes de pasar a la carpeta VALORACIÓN hay que comprobar que los MÉTODOS de la fórmula estén correctamente definidos. Para ello vamos a la carpeta MÉTODOS:

 

 

La carpeta MÉTODOS de esta fórmula tiene a su vez 4 subcarpetas:

 

-Modus Operandi: Aquí hay que describir el m.o. para elaborar esa fórmula.

 

 

2-Metodología:

 

Esta subcarpeta contiene muchos métodos que conviene rellenar. Los botones proporcionan plantillas (ya creadas) o plantillas que usted puede crear. Las plantillas tienen un contenido. La subcarpeta METODOLOGÍA de esta fórmula podría quedar así:

 

 

Si pulsa el botón "Control de Calidad" aparecen plantillas y puede ver y editar su contenido:

 

 

Si selecciono la plantilla "_Plantilla soluciones" y pulso el botón "Edita" veo el contenido:

 

 

Cuando se valore esta fórmula y se guarde en el RECETARIO, este contenido se copiará automáticamente en la carpeta ELABORACIÓN. También se copiará todo lo que hay en la carpeta MÉTODOS. Por eso es tan importante tener para cada fórmula bien definida la carpeta MÉTODOS, ya que esto solo lo tendrá que hacer una vez, porque cada vez que valore y guarde esa fórmula en el RECETARIO, la carpeta ELABORACIÓN (complementaria del RECETARIO), se habrá rellenado sola sin tener que escribir prácticamente nada. Cuando clone una fórmula, los métodos también se clonarán.

 

La siguiente subcarpeta de la carpeta MÉTODOS es "Prospectos":

 

 

Puede escribir el prospecto aquí o bien puede tener un prospecto asociado para esta fórmula realizado con Word o WordPad. Estos prospectos asociados se ven y se editan en la siguiente subcarpeta. Puede ver tanto los PNT (Procedimientos Normalizados de Trabajo) disponibles como los prospectos. Al entrar primero verá los PNT:

 

 

Aquí debería asociar por ejemplo el "PNT-Soluciones.rtf" a esta fórmula de eritromicina. Para ello selecciona en la lista de PNT dicho PNT y pulsa el botón que tiene una flecha de color naranja dibujada:

 

 

 

Ahora esa fórmula ya tiene ese PNT asociado. Si lo desea puede asociar también otros PNT más específicos. Es decir una fórmula puede tener varios PNT asociados.

 

Para ver los prospectos asociados, hay que pulsar el botón PNT y la ventana cambia:

 

 

Aquí se pueden tener prospectos hechos con Word o WordPad (guardados con la extensión .rtf y no .docx).

Podemos hacer lo mismo que se ha hecho con los PNT, asociar un prospecto a esta fórmula pulsando el botón que tiene una flecha de color naranja:

 

 

La fórmula ahora tiene dos prospectos, uno que se ha creado en la subcarpeta "Prospectos" y este que es un prospecto asociado. La fórmula puede tener uno o dos prospectos y puede ser solo el normal o solo el asociado. (en el ejemplo se ha puesto un prospecto asociado de una crema que no se corresponde con la fórmula para no tener que hacer uno nuevo).

 

La ventaja del prospecto normal (definido en la subcarpeta "Prospectos"), es que al imprimirlo Magisfor va a añadirle muchas cosas, por ejemplo, la fecha de elaboración, la fecha de caducidad, el elaborador, la conservación, la posología, el paciente, el médico y muchas cosas más. En un prospecto asociado no se añade nada porque ya está hecho de antemano.

 

Tanto los PNT como los prospectos asociados, puede editarlos en la misma ventana que los está viendo o bien puede pulsar los botones "W" de color azul para editarlo con Word o "W" amarillo para editarlo con WordPad.

Importante: Para poderlo ver en Magisfor, el formato del documento tiene que tener la extensión ".rtf" (texto enriquecido). Con Word es fácil guardar un documento con extensión ".rtf" en lugar de con extensión ".docx".

Los prospectos que ya tenga debe guardarlos con extensión ".rtf" en la carpeta "PROSPECTOS" que hay dentro de la carpeta MagisFor y los PNT dentro de la carpeta "PNT". Luego los verá todos en la lista correspondiente y podrá editarlos en Magisfor.

 

Ahora ya está bien definida esta fórmula y está lista para valorar. Ya nunca va a ser necesario ver o editar su carpeta "MÉTODOS"

 

Para valorar la fórmula:

 

Se selecciona en la carpeta FÓRMULAS

 

 

y como ya sabemos que su carpeta MÉTODOS está bien definida, vamos a la carpeta VALORACIÓN:

 

 

Debido a que se había asignado una fórmula al producto "Solución hidroalcohólica", la fórmula aparece desglosada en dos fórmulas.

Por defecto como cantidad pone la misma con la que se guardó la fórmula, pero se puede poner cualquier cantidad. Por ejemplo suponemos que en la receta pone como cantidad 125 ml. Escribimos 125 en el cuadro de texto "Cantidad" y pulsamos INTRO:

 

 

Cambiarán las cantidades para adaptarse al total que ahora es 125 ml.

 

En este ejemplo vemos que hay muchos botones para valorar los productos de la fórmula, usted puede esconder los botones "ASSS2" y "PVP2" si no los va a utilizar (esto lo hace yendo a: Menú Configuración => Parámetros => Productos) y ahí tiene disponibles estos dos parámetros:

 

 

Si la receta es del Seguro, para valorar esos 125 ml pulsamos el botón ASSS1 (o ASSS si solo tiene un botón para el Seguro).

Nos preguntarán si queremos actualizar el stock (restar las cantidades usadas en la fórmula) y veremos esto en la carpeta VALORACIÓN:

 

 

Normalmente, usará el botón ASSS para las recetas del Seguro y el botón PVP para las recetas libres. Si elabora cosméticos al por mayor en la farmacia que luego detalla, tal vez le interese utilizar el botón Coste y no valorar los honorarios, de esta forma sabrá el coste real de lo que ha elaborado.

 

Por defecto al pulsar un botón de valoración el programa le preguntará si quiere actualizar el stock de los productos. Si contesta que sí, se restará al stock de cada producto la cantidad utilizada en la fórmula. También se sumará en el campo "Consumo anual" de cada producto, la cantidad utilizada, y cambiarán también otros campos que contiene la carpeta PRODUCTOS, como Salidas y Compra total. (Ver ficha de la carpeta PRODUCTOS.)

 

Una vez valorada la fórmula, aparecerán las columnas de la derecha con algunos datos (Pulse el pequeño botón naranja de ayuda para saber que significa cada columna.)

 

La columna pa es muy importante. Con un simple vistazo sabremos las particularidades de cada producto. Por ejemplo un producto que sea monofármaco y sólo permitido por vía sistémica deberá tener en la columna pa, la abreviatura: mf-vs. Los datos de esta columna se sacan de los cuadros de texto "(pa-ex)" e "Incidencias" que hay en la ficha de los productos.

 

Si al valorar aparece un monofármaco (mf) junto a otro principio activo (pa), en la ventana inferior de la parte izquierda aparecerá un mensaje indicándonos que esa fórmula no la paga el Seguro debido a que un mono fármaco es un principo activo que no puede estar con ningún otro principio activo.

 

Cuando el programa no pueda saber seguro si la paga o no el Seguro, también escribirá un mensaje indicándonos que existe un producto dudoso. Usted puede ver la ficha del producto dudoso, situando el cursor encima de él y pulsando el botón derecho del ratón. Si tiene bien definida su ficha, comprenderá enseguida si puede o no facturar la fórmula al Seguro.

 

 

Un mensaje que tenga un asterisco (*) en su parte izquierda indica una incidencia grave que implica que esa fórmula no la va a pagar el Seguro. Si la incidencia es dudosa aparecerá un signo menos (-).

 

Regla en Magisfor: Cualquier producto que en el cuadro de texto (pa-ex) de su ficha no sea "ex" (excipiente), es un principio activo.

 

Después de la valoración aparece una lista con nuestros envases y seleccionamos el que queramos:

 

 

Observe que la ventana de envases el envase 2 seleccionado tiene como precio del Seguro 0,9€, sin embargo en la ventana de VALORACIÓN aparece un precio de 0,4€.

Esto es debido a un parámetro que si está seleccionado ignora el precio ASSS de nuestra lista de envases y mira el precio del envase ASSS en una tabla aparte.

Este parámetro y esta tabla de envases se editan aquí:

 

Menú Configuración => Parámetros => Fórmulas:

 

 

En la parte derecha tiene parámetros para el envase.

 

El Tip "Envase ASSS automático" le indica a Magisfor que no debe utilizar los precios de envases de nuestra lista de envases sino que debe utilizar la tabla de envases ASSS que se puede ver y editar pulsando el botón con fondo amarillo: "Editar envases ASSS", al pulsarlo aparece una tabla:

 

 

Las dos primeras columnas definen las capacidades de los envases, las 3 siguientes son para el tipo de envase (plástico, plástico topacio y vidrio). La última columna contiene las formas farmacéuticas a las que hay que aplicar esos precios de envases. Las formas farmacéuticas siempre tienen dos dígitos y están separadas por un signo menos.

 

En la valoración que acabamos de hacer, como el Tip "Envase ASSS automático" estaba activado, se ha escogido el precio del envase de esta tabla. Observe que como la eritromicina es fotosensible (hay una "x" en la columna de valoración "en" (envase)) y la cantidad que se ha elaborado ha sido 125 ml, ha escogido el envase de Plástico T de 0,4 € (desde 60 a 125 ml).

Si el TIP "Envase ASSS automático" está desactivado, el precio se coge de la lista de sus envases.

 

Ahora ya solo nos falta introducir el nombre del paciente y pulsar INTRO o bien el botón con fondo rojo que tiene una flecha naranja y un libro y se guardará la fórmula valorada en el RECETARIO.

 

 

Observe que para valorar hemos utilizado la Tabla 1 de la Comunidad Madrid, Aragón. No se ha utilizado el CCG (Coeficiente de Complejidad Galénica que solo es válido en algunas Comunidades) y el factor P que teníamos definido como 2.

 

Al pulsar el botón con la flecha naranja y el libro, llegamos al RECETARIO:

 

 

 

Aquí hay que terminar de introducir los datos del paciente, médico etc...

Al escribir el nombre o parte del nombre en VALORACIÓN, antes de llegar al RECETARIO, Magisfor nos permite dar de alta al Paciente e introducir todos sus datos de manera que si volvemos a hacer una fórmula al mismo paciente, en el momento de guardar la fórmula en el RECETARIO se sacan todos sus datos y se pegan en el RECETARIO. (Esto no se explica aquí).

 

En este RECETARIO vemos que hay 2 botones que tienen fondo de color rojo:

- Botón Anotar en CONTABILIDAD

-Botón Asignar una Receta

 

Si este apunte del RECETARIO pertenece a la propia farmacia, hay que pulsar el botón "Anotar en CONTABILIDAD" y se anotará en la contabilidad de nuestra farmacia. Pero si esta fórmula la ha encargado una farmacia cliente, todavía no hay que pulsar el botón  que anota el apunte contable, sino que antes hay que Asignar dicha farmacia a este apunte. Para ello ha de pulsar el botón que tiene unos prismáticos dibujados:

 

(esto es válido solo para la edición profesional de Magisfor, en las otras ediciones este botón no existe)

Al pulsar el botón con los prismáticos aparecen las fichas de nuestras farmacias clientes:

 

 

Seleccionamos la farmacia que encargó la fórmula y pulsamos el botón con la flecha de color naranja para asignar el apunte a una farmacia cliente.

 

Con eso, este apunte del recetario ya está asignado a la farmacia cliente FARMACIA EJEMPLO.

Ahora ya podemos pulsar el botón "Anotar en Contabilidad" para generar el apunte contable correspondiente a esta fórmula. Al pulsarlo, el fondo del botón se pone de color blanco indicando que ese apunte ya está anotado en CONTABILIDAD:

 

 

Ahora también sería el momento de pulsar el botón "R" (Receta) para asignar a esta fórmula la receta escaneada que nos haya podido enviar por e-mail la farmacia cliente.

Una vez asignada una receta al apunte, el fondeo rojo del botón "R" se pone de color blanco indicando que ese apunte ya tiene asociada una receta.

 

Más información sobre asociación de recetas aquí

 

Antes de empezar a imprimir informes (Prospecto para el paciente, Guía de Elaboración, etiqueta del frasco etc, etc...) hay que echar un vistazo a la carpeta ELABORACIÓN para terminar de rellenar lo que falte. Observe que la carpeta ELABORACIÓN que forma una sola unidad junto con el RECETARIO contiene a su vez subcarpetas, (igual que pasaba con la carpeta MÉTODOS que estaba unida a FÓRMULAS).

En el momento de guardar el apunte valorado en el RECETARIO, todo lo que había en la carpeta MÉTODOS, se copia en ELABORACIÓN.

 

FÓRMULAS Y MÉTODOS están unidas

y

RECETARIO Y ELABORACIÓN están unidas.

 

Pero MÉTODOS Y ELABORACIÓN NO ESTÁN UNIDAS, todo lo que hay en MÉTODOS se copia en ELABORACIÓN en el momento de guardar el apunte valorado en el RECETARIO. Por eso es tan importante tener la carpeta MÉTODOS bien definida, ya que eso nos va a ahorrar mucho trabajo. Si MÉTODOS está vacía, ELABORACIÓN estará vacía también.

 

Estas son las subcarpetas de ELABORACIÓN:

 

 

 

Puede comprobar que la plantilla "_Utillaje para soluciones" de la carpeta MÉTODOS => METODOLOGÍA, se ha leído y se ha pegado aquí en en utillaje de ELABORACIÓN

 

 

En esta subcarpeta de controles habrá que terminar de rellenar el Control de Calidad que también pasó de MÉTODOS y se pegó aquí en ELABORACIÓN.

 

De la misma manera, el o los prospectos y los PNT que definimos en MÉTODOS habrán pasado a ELABORACIÓN:

 

 

 

Una vez rellenos los controles de calidad y en su caso el analítico, ya podemos volver a la carpeta RECETARIO y ahí pulsamos el  botón Imprimir:

 

-Botón Imprimir

 

Al pulsar este botón, aparece la ventana desde donde se imprime casi todo:

 

 

En esta imagen estamos viendo impresa La Guía de Elaboración y Control.

Desde aquí puede imprimir casi cualquier cosa. También puede crear MACROS para imprimir un grupo de opciones.

 

Fórmulas por unidades: Cápsulas, Papeles, Óvulos, Supositorios etc:

 

Hasta aquí se ha visto la forma de dar de alta en su fichero de fórmulas, una solución. Tendrá que hacer lo mismo para las emulsiones, suspensiones, pomadas etc. Sin embargo la forma de introducir la fórmula varía cuando se trata de cápsulas, papeles, lápices labiales, supositorios, óvulos etc. 

    

Crear una fórmula de cápsulas:

    

Cuando elabora una solución, tiene una cantidad global dentro del envase de la solución. Para las cápsulas es diferente, ya que dentro del envase existen muchas unidades iguales y dentro de cada unidad, una cantidad. Las cápsulas, papeles, ampollas, etc se miden por unidades, no por gramos mililitros etc. En este caso debe introducir este tipo de fórmulas de la siguiente manera:

 

 

Observe la última línea. Se referencia la fórmula para una sola cápsula, y como unidad aparece u. (una u y un punto.).

También puede especificar el número de cápsula. Ejemplo:

 

Para poder valorar el precio de las cápsulas vacías, deberá darlas de alta como si fueran un producto más.

 

Observe también lo que aparece en la parte superior. En el Total aparece un 1. El programa no ha sumado 500 + 50 + 1, sino que ha entendido que todo ello formará una unidad. Si se fija en el ejemplo de la solución de eritromicina, verá que en la parte superior aparece 125, que es la cantidad total en la fórmula, es decir la suma de todas las cantidades que había introducido. En el caso de las fórmulas de unidades, el 1 indica que todos los productos están encerrados en una unidad.

    

Es imprescindible, que en las fórmulas de cápsulas, papeles, supositorios, inyectables, etc, en la última línea aparezca el nombre de la forma farmacéutica y siempre 1 u. (el punto después de la u es vital para que el programa comprenda que se trata de unidades.)

 

    Un ejemplo de papeles sería:

 

    Calcio carbonato        500 mg

    Excipiente capsulas     50 mg

    Capsulas nº 0                   1 u.

    

Si lo desea puede esconder el producto "Excipientes capsulas" para que el paciente no lo vea ni en la etiqueta ni en el prsopecto pero que usted verá cuando imprima por ejemplo la fórmula y el M.O.

Para hacer invisible para el paciente uno o más productos de la fórmula, basta situar el cursor en el producto, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción "Invisible para el paciente".

 

 

Ahora ese producto lo verá con un color gris más claro que el resto de productos. Eso indica que el paciente no lo va a ver.

 

 

Al ir a valorar una fórmula de unidades, introducimos en el cuadro de texto cantidad, el número de unidades que vamos a elaborar y el resto es igual que lo que hicimos con la solución de eritromicina.

 

Al principio de este tutorial vimos los 3 casos que se pueden presentar:

 

1-El paciente viene a la farmacia con la receta de la fórmula

2-El paciente pide que le repitan una fórmula que ya le hicieron en otra ocasión

o si está utilizando Magisfor edición profesional:

3-Una farmacia cliente le encarga una fórmula y le envía por correo una foto de la receta.

 

El caso 1 y 3 ya se ha visto en este ejemplo. Para el caso 2 la diferencia es que en vez de partir de FÓRMULAS se parte del RECETARIO:

 

Si un paciente repite una fórmula primero habrá que buscarla en el RECETARIO.

Para buscar en el RECETARIO tiene disponibles muchos filtros. Por defecto el filtro que aparece es "Paciente".

 

 

Para filtrar y ver solo los apuntes de un paciente, basta introducir en el cuadro de texto de búsqueda el nombre o parte del nombre del paciente a buscar y luego pulsar INTRO (o el botón que tiene dos flechas azules):

 

 

 

En este ejemplo hemos escrito GONZALEZ y al pulsar INTRO en la lista de fórmulas solo aparecen las de pacientes que contengan GONZALEZ en su nombre.

Si el paciente además del nombre no ha dado el número de registro del recetario (ese número aparece tanto en la etiqueta del frasco como en el prospecto que se le entraga al paciente), entonces pulsaremos el pequeño botón que hay a la izquierda del número de registro e introduciremos ese número. Por ejemplo si Joisé Gonzalez nos dice que quiere repetir la fórmula nº 9:

 

 

Al pulsar el botón ACEPTAR, el cursor se situará en la fórmula número 9:

 

 

Una vez localizada en el RECETARIO la fórmula que hay que elaborar, nos vamos a la carpeta VALORACIÓN y veremos que la fórmula y todos sus datos del RECETARIO se ha pasado a la carpeta VALORACIÓN:

 

 

Ya tenemos hasta el nombre del paciente (JOSÉ GONZALEZ) y muchas más cosas que no vemos. Una vez aquí, volvemos a valorar la fórmula pulsando el botón adecuado (ASSS1 o PVP si es de privados) y al terminar de valorar comprobamos que el cursor esté encima del nombre del paciente y pulsamos INTRO o el botón que tiene una flecha y un libro. Con eso se guarda el apunte en el RECETARIO, pero se guardará con un nuevo número de registro y con una nueva fecha y lo mejor es que todos los datos del paciente, médico, etc... también se guardan y la carpeta ELABORACIÓN será la misma que la del apunte que partimos, solo habrá que modificarla levemente. Todo el trabajo estará hecho.

 

 

Para ver en el RECETARIO otra vez todos los apuntes, basta pulsar el pequeño botón de color rojo que hay en la esquina superior izquierda de la lista de pacientes. Aparecen todos los apuntes y ese pequeño botón ahora está de color gris indicando que ya no se está aplicando ningún filtro:

 

 

Observe que partió del apunte con número de registro 9 de JOSÉ GONZALEZ y ahora se ha guardado ese apunte con el número 13.

Una vez hemos llegado aquí como hicimos anteriormente, hay que pulsar el botón "Imprimir" para imprimir o enviar por email etc... todos los informes y etiquetas que queramos.

 

El botón R (asignar una receta) que aparece a la izquierda del botón que tiene unos prismáticos, sirve para asignar la copia de una receta a un determinado apunte del recetario.

Tiene un tutorial completo aquí

 

 

Etiqueta del envase:

 

En Magisfor puede imprimir hacer dos tipos diferentes de etiquetas para los envases:

1-Desde la pantalla que aparece cuando pulsa el botón "Imprimir" en el RECETARIO

La opción 4-Etiqueta imprimirá la etiqueta desde aquí, pero esta etiqueta tiene el tamaño que usted ve o puede hacerla más grande o más pequeña moviendo el dial que aparece a la derecha de esa opción 4

 

 

 

 

El problema es que si usted tiene una impresora de etiquetas, es muy probable que no encaje bien en su etiqueta.

Para imprimir las etiquetas es mucho mejor utilizar el programa de etiquetas de Magisfor.

Para ello, debe pulsar el pequeño botón que tiene un disquete dibujado y que está a la derecha de la opción 4:

 

 

Al pulsar el botón del disquete aparece el mensaje:

 

 

Aunque más adelante podrá imprimir la etiqueta automáticamente, ahora contestamos "No" para comprender lo que sucede.

Lo que ha pasado es que Magisfor ha guardado la etiqueta del frasco en el programa de etiquetas. Para ver esa etiqueta guardada, debe pulsar el botón que hay a la derecha del botón con el disquete (tiene una hoja de etiquetas dibujada) y con eso carga el programa de etiquetas:

 

 

 

Aquí aparecerán todas las etiquetas guardadas que puede imprimir cuando quiera.

la ventaja de este programa de etiquetas, es que el tamaño de la letra se adaptará siempre a su etiqueta evitando que cualquier línea se salga por la parte derecha. Por ejmplo si cambiamos el formato de la etiqueta la misma etiqueta automáticamente la veremos así:

 

 

Vemos que el tamaño de la letra se ha adaptado al ancho de la etiqueta. Lo que Magisfor no va a poder hacer es adaptar el alto de la etiqueta ya que por ejemplo una fórmula con muchos componentes no se podrá imprimir en una etiqueta que tenga poca altura. Cuando imprime desde aquí un grupo de etiquetas y Magisfor encuentra una que es demasiado larga, le avisa que hay una o más etiquetas demasiado largas que no se han podido imprimir con ese formato de etiqueta y tendrá la opción de cambiar el papel de su impresora de etiquetas para poner etiquetas más largas donde quepan las etiquetas que no pudo imprimir. Cuando pulse otra vez el botón "Imprimir", Magisfor le preguntará si quiere imprimir las etiquetas que no se pudieron imprimir antes.

 

Cada puesto de trabajo que utiliza Magisfor deberá definir las direfentes impresoras que puede utilizar en el programa. Para ello hay que ir a:

 

Menú Configuración => Parámetros => Impresoras

 

 

Aquí es donde ha de definir sus impresoras.

 

-Impresora general para informes:

Con esta impresora se imprimen todos los informes (prospectos, Guía de elaboración, PNT, etc, etc...).

Es muy importante que defina bien el tamaño de su hoja. Se recomienda utilizar un tamaño DINA4 (297 x 210) y si los márgenes que usted desee (4 x 6 es adecuado).

Por favor, tenga cuidado y no confunda el ancho con el largo de la hoja, ponerlos al revés hará que todo se imprima mal.

 

-Impresora general para etiquetas:

Con esta impresora se imprimirán las etiquetas que aparecen en las opciones cuando pulsa el botón "Imprimir" en el RECETARIO.

 

 

El problema ya lo vimos antes es que el tamaño de la letra no se adapta automáticamente a su etiqueta, lo ha de cambiar usted con el dial.

 

-Impresoras para el programa de etiquetas en serie:

Es la impresora que se utilizará para imprimir las etiquetas que ha guardado y que se imprimen desde el programa de etiquetas, o bien se imprimen automáticamente.

Como ya vimos, la ventaja de imprimir desde aquí es que el tamaño de la letra siempre se adapta automáticamente al ancho de su etiqueta.

 

 

Es importante tener en cuenta que en general para una impresora de etiquetas, el tamaño del papel, la orientación (vertical) etc... lo va a tener que definir en el Panel de Control => Impresoras. Tiene más información aquí

 

Si lo desea puede utilizar dos impresoras diferentes en el programa de etiquetas, pero ambas tienen que tener puesto en:

Menú Impresoras => Tamaño del papel => Predeterminado de la impresora (esto es imprescindible porque Magisfor leerá el tamaño de la etiqueta en el contrololador de la impresora. Esto puede ser útil cuando quiera tener dos calidades de papel, por ejemplo una etiqueta con calidad excelente para las etiquetas del frasco y otra con papel de calidad inferior para otras etiquetas como la etiqueta de envío, la etiqueta de recepción de productos etc... Puede tener dos impresoras iguales pero con diferente papel.

 

-Impresora para CONTABILIDAD:

Puede ser la misma que la de informes o bien otra diferente.

 

-Impresora para crear documentos PDF:

Esta impresora ya no tiene mucha utilidad, debido a que Magisfor internamente es capaz de generar tanto los documentos JPG como los documentos PDF.

 

Las fuentes, tamaño de letra, color etc... de todo los que puede ver e imprimir en Magisfor, los define aquí:

Menú Configuración => Parámetros => Imprimir

 

Tiene un tutorial aquí

 

 

Compras de productos - Altas y bajas de lotes

 

Tiene un tutorial completo aquí

 

 

Control de envíos

 

Tiene un tutorial aquí

 

CONTABILIDAD - Adeudos domiciliados

 

Próximamente...

 


 

Tiene mucha más información en estos tutoriales

 

 

 

 

 

 

 

Continuará...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para buscar rápidamente una fórmula:

 

    Introduzca en el cuadro de texto Filtro parte del nombre que quiere buscar:

 

    

    Observe que al introducir la palabra MINOX y pulsar INTRO o el botón que hay a la izquierda de la palabra buscada (flecha azul), sólo aparece en la lista de fórmulas aquellas cuyo nombre contiene MINOX. Si en lugar de pulsar INTRO o el botón que hay a la izquierda, pulsa el botón que hay a la derecha (Flecha verde), aparecerán en la lista sólo aquellas fórmulas en cuya composición aparezca un producto que contenga las letras MINOX. En este caso también podría haber pulsado Ctrl + Intro en lugar de pulsar el botón de la derecha.

De una lista que puede tener por ejemplo mil fórmulas, será difícil encontrar una de ellas, sin embargo con estos métodos, la encontrará rápidamente.

 

    Para ver otra vez la lista de todas las fórmulas, borre lo que haya escrito en el cuadro de texto filtro y pulse INTRO.

    Si desea buscar de una en una todas las fórmulas que contengan en su nombre MINOX, escriba MINOX en el cuadro de texto de la izquierda (a la derecha de los prismáticos) y pulse INTRO o el botón que tiene dibujado unos prismáticos. Comprobará que se busca mejor con el cuadro FILTRO.

 

 

Continua

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Si en la la fórmula del ejemplo hubiésemos asignado una fórmula secundaria al producto "Emulsión o/w", la carpeta "Valoración habría aparecido así:

Observe que ahora aparece como fórmula secundaria la Emulsión o/w.

 

 

    Observe que ahora aparece como fórmula secundaria la Emulsión o/w.

 

    A continuación deberá pulsar uno de los cuatro botones que aparecen:

 

    Botón ASSS: Deberá pulsar este botón si la receta de la fórmula es del Seguro. En este caso se utilizarán los precios del Seguro y el factor también del Seguro (el factor se utiliza para valorar los honorarios.)

    Botón Coste: Se valorará con el precio de coste real de los productos. Se utilizará el factor del Seguro para valorar los honorarios.

    Botón PVP: Se utilizará el precio PVP de cada producto y los honorarios se valorarán con el factor libre (factor 2 en Configuración => Parámetros.)

 

    Normalmente, usará el botón ASSS para las recetas del Seguro y el botón PVP para las recetas libres. Si elabora cosméticos al por mayor en la farmacia que luego detalla, tal vez le interese utilizar el botón Coste y no valorar los honorarios, de esta forma sabrá el coste real de lo que ha elaborado.

    Por defecto al pulsar un botón de valoración el programa le preguntará si quiere actualizar el stock de los productos. Si contesta que sí, se restará al stock de cada producto la cantidad utilizada en la fórmula. También se sumará en el campo "Consumo anual" de cada producto, la cantidad utilizada, y cambiarán también otros campos que contiene la carpeta PRODUCTOS, como Salidas y Compra total. (Ver ficha de la carpeta PRODUCTOS.)

 

    Una vez valorada la fórmula, aparecerán las columnas de la derecha con algunos datos (Pulse el pequeño botón naranja para saber que significa cada columna.)

    La columna pa es muy importante. Con un simple vistazo sabremos las particularidades de cada producto. Por ejemplo un producto que sea monofármaco y sólo permitido por vía sistémica deberá tener en la columna pa, la abreviatura: mf-vs.

    Si al valorar aparece un monofármaco junto a otro principio activo (pa), en la ventana inferior de la parte izquierda aparecerá un mensaje indicándonos que esa fórmula no la paga el Seguro. Observe en la imagen que el econazol nitrato es monofármaco.

    Cuando el programa no pueda saber seguro si la paga o no el Seguro, también escribirá un mensaje indicándonos que existe un producto dudoso. Usted puede ver la ficha del producto dudoso, situando el cursor encima de él y pulsando el botón derecho del ratón. Si tiene bien definida su ficha, comprenderá enseguida si puede o no facturar la fórmula al Seguro.

    Un mensaje que tenga un asterisco (*) en su parte izquierda indica una incidencia grave que implica que esa fórmula no la va a pagar el Seguro. Si la incidencia es dudosa aparecerá un signo menos (-).

 

    Una vez valorada la fórmula, el cursor se sitúa en el el cuadro de texto ". Antes de seguir, seleccione un elaborador en la lista que hay encima del total. (Los elaboradores se dan de alta en la Hoja de elaboración.) Si desea introducir la posología y la duración del tratamiento, pulse el pequeño botón amarillo (p/d).

A continuación introduzca el nombre del paciente y pulse INTRO o el botón que tiene un libro dibujado. Aparecerá una lista con los nombres de pacientes similares que usted tenga en su fichero de pacientes (carpeta PACIENTES), y también le permitirá darlo de alta si no existe. Después de esto, la fórmula valorada con todos sus datos se guarda en el libro recetario de fórmulas. Además también en ese momento se crea la hoja de elaboración correspondiente a ese apunte del recetario.

    

    Comprobará que ha pasado a la carpeta "recetario" de forma automática, y verá todos los datos guardados en el recetario y otros que tendrá que añadir ahora. 

    En el recetario, pulse el botón Médicos, para seleccionar un médico de su base de datos o introduzca el nombre directamente en el campo correspondiente. También podrá añadir la aportación si la receta es del Seguro y paga aportación. Si es del Seguro, aunque no pague aportación, deberá marcar la casilla ASSS que hay en el recetario. Por defecto la casilla Aceptación quedará marcada también. En caso de rechazar la fórmula deberá marcar Rechazo en vez de Aceptación.

 

    En el Recetario de la edición profesional de MagisFor aparece un campo para introducir la farmacia a la que se elabora la fórmula. Es importante rellenarlo, ya que luego se imprimirá la etiqueta y otros informes con el nombre de la farmacia que va a dispensar la fórmula, y aparecerá como elaborador, el número de la farmacia que la ha elaborado para que esté perfectamente identificada. 

    También se hará el descuento que haya definido en la ficha de la farmacia a la que se destina la fórmula, y se anotará su apunte contable para poder imprimir las facturas a fin de mes. En el caso de la edición sencilla de MagisFor, también si se ha seleccionado el parámetro en configuración, se anotará un apunte contable, pero siempre el cliente será "MI FARMACIA".

 

 

    Una vez haya llegado aquí, pueden suceder cosas de forma automática sin que el usuario se percate o bien el programa puede preguntarnos si queremos:

 

    1-Guardar el apunte contable correspondiente al apunte del recetario.

    2-Guardar la etiqueta para imprimirlas luego todas juntas con el formato que deseemos.

 

    Estas opciones se activan o desactivan desde Configuración => parámetros, y pueden anularse, hacerse de forma automática o que nos pregunten si queremos hacerlas.

   

    También podría haber empezado a valorar una fórmula desde el Libro recetario. Este sería el caso de que un paciente le llame por teléfono para indicarle que desea la repetición de una fórmula que ya le hizo. El paciente le puede dar el número de registro y su nombre y usted puede venir a la carpeta "Recetario", pulsar el pequeño botón verde que hay a la izquierda del número para buscar un apunte "por número de registro". Una vez lo encuentre y compruebe que es del mismo paciente que llamó, simplemente ha de pasar a la carpeta "Valoración" para volver a valorarlo y volver a guardarlo. Se guardará con otro número de registro y con la fecha del día. La ventaja de este método es que ya tiene TODOS LOS DATOS DEL PACIENTE, MÉDICO ETC introducidos, y simplemente deberá pulsar cualquiera de los botones para valorar la fórmula y luego INTRO para volver a guardarla en el recetario.

 

    También una vez ha llegado al recetario, es el momento de echar una ojeada a la Hoja de elaboración del apunte que acabamos de guardar. Pulse la pestaña de la carpeta "Hoja de elaboración" y aparecerán todos los datos que tenía definidos en el prospecto de la fórmula y más cosas:

 

 

 

La Hoja de Elaboración contiene a su vez cuatro carpetas (Metodología, Controles, Prospectos, Modus Operandi) con muchos datos.

Todo lo que aparece en estas carpetas se ha copiado de la carpeta Métodos de la fórmula, por eso es tan importante tener bien definida la carpeta Métodos, porque cada vez que valore una fórmula y la guarde en el recetario, todos sus métodos se copian en la hoja de elaboración. (La Hoja de elaboración contiene los PNEC, Guía de elaboración y control, prospectos, M.O. etc...

 

 

 

 

 

 

 

   

Una vez comprobada la hoja de elaboración, vuelva a la carpeta "Recetario" para imprimir todo lo relacionado con el apunte que ha guardado. En la carpeta RECETARIO, pulse el botón IMPRIMIR (tiene una impresora dibujada.) Aparecerá una pantalla desde donde podrá imprimir casi cualquier cosa relacionada con ese apunte.

 

 

 

    Seleccione las opciones que desee. Pulse el botón con una lupa dibujada para verlas en la pantalla antes de imprimir, o bien escriba una macro y luego imprímala.

 

    Una macro imprime una serie de opciones en el orden que usted desee. Si tiene un signo mayor (>) al final, después de imprimir sacará la hoja. También puede escribir una macro compleja. Por ejemplo:

342>1>A> Esta macro primero imprime las opciones 3 (Prospecto para el paciente), 4 (Etiqueta del frasco), 2 (fórmula y M.O.), luego saca la hoja e imprime la opción 1, vuelve a sacar la hoja  y por último imprime la opción A y vuelve a sacar la hoja de la impresora.

 

    La etiqueta del frasco que se imprime desde aquí, puede opcionalmente aparecer enmarcada lista para recortar y pegar al frasco. La forma de hacerlo es con cinta adhesiva transparente ancha, se deja la etiqueta recortada encima de una mesa y se corta un trozo de cinta adhesiva transparente que se pega a la etiqueta. Luego la etiqueta ya pegada a la cinta adhesiva, se pega al frasco. Este método tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La ventaja principal es que al estar protegida con cinta plástica transparente, las soluciones hidroalcohólicas no la emborronan. Si dispone de una impresora de etiquetas, también puede imprimir la etiqueta adhesiva desde aquí. Para ello, deberá seleccionar su impresora de etiquetas en: Configuración => Parámetros => Etiquetas. También deberá cambiar los tamaños de letras para que la etiqueta quepa en su formato. Para ello tendrá que ir a: Configuración => Parámetros => Imprimir y cambiar las 3 últimas opciones de tamaños y tipos de fuentes.

 

    Si usted guardó la etiqueta en el fichero de etiquetas cuando estaba en el recetario, cuando lo desee puede ir al programa de etiquetas para imprimir las que tenga guardadas con el formato de etiquetas adhesivas que prefiera. También podrá modificarlas, aumentar o disminuir su tamaño y más cosas. Una opción atractiva es tener una impresora de rollo de etiquetas de papel térmico, ya que el texto térmico no se emborrona al mojarse. En el programa de etiquetas, el tamaño de la letra SIEMPRE SE AJUSTA DE FORMA AUTOMÁTICA al ancho de etiqueta elegido.

 

   

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