CONTABILIDAD

Asignar una fórmula del recetario a una farmacia cliente:

Para crear un apunte contable correspondiente a la elaboración de una fórmula encargada por otra farmacia, se valora la fórmula como siempre y se guarda en el RECETARIO.

Una vez se llega al recetario, lo primero que hay que hacer, es asignar ese apunte a la farmacia que encargó la fórmula, para ello se pulsa el botón que está a la izquierda del campo FARMACIA. Aparecerá la lista de farmacias clientes para que seleccionemos una.

Es muy importante hacer eso antes de pulsar el botón que guarda la fórmula en CONTABILIDAD, porque si guarda el apunte antes de asignar la farmacia, la fórmula quedará asignada a su propia farmacia ("MI FARMACIA").

A continuación, se comprueba que todos los campos tanto del RECETARIO como de la carpeta ELABORACIÓN estén bien definidos y se pasa a guardar el apunte del recetario en CONTABILIDAD, para ello se pulsa en el RECETARIO, un botón que hay a la izquierda de la fórmula (segundo botón empezando a contar desde abajo), antes de guardar el apunte en contabilidad aparece con fondo rojo, una vez se pulsa y se guarda el fondo se pone blanco.

Ahora para ir a CONTABILIDAD y ver el apunte que acabos de guardar, se pulsa el primer botón de abajo que tiene dibujado un libro abierto

y aparece el módulo de CONTABILIDAD en donde aparece en la Farmacia Ejemplo con el apunte del recetario que acabamos de contabilizar. Si le hubiésemos hecho más fórmulas, aparecerían todas las fórmulas del mes en curso aquí.

Cambiando las distintas opciones que aparecen en la parte de abajo, podemos filtrar los apuntes. Ejemplo, ver sólo los no pagados, ver sólo los no facturados, etc...

Además de los apuntes del recetario, se pueden tener otros conceptos que se crean pulsando el botón C (que aparece en la parte de abajo de la lista de farmacias)

Para añadir uno de los conceptos creados a los apuntes de fórmulas de un mes, basta introducir la fecha, seleccionar un concepto y pulsar el botón A (Añadir).

Más información aquí

Una forma sencilla de introducir un apunte es escribiendo directamente en la lista desplegable.

Seleccione el primer elemento de la lista desplegable: "Seleccionar un Concepto" y escriba encima lo que quiera:

Ejemplo:

Luego sitúe el cursor en el cuadro de texto "Fecha" y vaya pulsando INTRO:

Para introducir el IVA debe pulsar el pequeño botón IVA. Si hay R.E. Magisfor lo calculará también según el IVA seleccionado.

Cuando termine, pulse el botón "Anotar". El programa le preguntará si quiere introducir un número (equivale al número de registro de las fórmulas). Puede introducir lo que quiera y el apunte se anota en CONTABILIDAD:

Nota: A partir de la versión 13.0.17 si lo desea, antes de pulsar el botón "Anotar", puede rellenar también el número de concepto ("Núm.Cpto").

En este caso al pulsar "Anotar", Magisfor ya no le pedirá el número de concepto.

Para generar las facturas:

Importante: En el módulo de CONTABILIDAD, lo primero que ha de comprobar son estos tres parámetros:

Menú Configuración:

-Cabecera => Factura. Aparecerá un editor en donde debe introducir los datos de su farmacia (N.I.F., dirección, etc.)

-Proteger los números de facturas: SI

-Clientes declaran si facturación anual es mayor de €: 3005,06 (aquí debe introducir el valor que corresponda)

Lo más importante es proteger los número de facturas, de esta forma si decide repetir una facturación, MagisFor respetará los números de las facturas. Si no están protegidos, al repetir una facturación, MagisFor cambiará el número.

Ahora ya puede empezar a facturar.

Normalmente se factura a las farmacias una vez al mes.

Se comprueba que en la barra de herramientas esté bien seleccionado el año y el mes. Luego en la parte de abajo se puntean otros parámetros:

Ver/Imprimir:

-Todos

-Sólo facturas

Apuntes:

-Todos

Salida:

La salida puede ser por impresora, en formato PDF o en formato JPG. Para enviar la factura por correo se utiliza uno de esos dos formatos.

-Formato JPG o PDF

El formato JPG o PDF genera una factura como un gráfico JPG que se enviará automáticamente a la farmacia por email (el PDF contiene ese archivo JPG), de esta forma no tiene que utilizar papel. Para poder enviarlo, es importante que en la ficha de la farmacia tenga seleccionados los siguientes parámetros:

-E-mail (el e-mail de la farmacia cliente)

-N.I.F.

-R.E. (si lo requiere la farmacia cliente)

-Factura (Ha de estar seleccionado en todas las farmacias)

-Factura por email (Es necesario que esté seleccionado si la farmacia quiere recibir la factura por email).

Si utiliza el módulo de envíos y algún almacén farmacéutico para realizar el envío, puede rellenar también la forma de envío, la ruta y el precio de los portes.

El IBAN del Banco y otros datos serán necesarios si quiere cobrar las facturas a través del Banco como adeudos domiciliados "SEPA". MagisFor tiene un módulo de adeudos que le genera automáticamente el fichero que ha de enviar a su Banco por Internet. Para generar el giro además de los datos en rojo de la imagen, es necesario que esté seleccionado en la ficha de la farmacia la opción Giro.

(para más información sobre los giros, aquí tiene un tutorial)

Con esos parámetros, ya puede pulsar el botón Imprimir en el módulo de CONTABILIDAD, o bien abrir el menú Imprimir => Factura.

Como ha seleccionado Ver/Imprimir: Todos se generarán las facturas de todas las farmacias clientes.

Al pulsar el botón Imprimir aparece un cuadro de diálogo:

y otros cuadros de diálogos cuando pulse Aceptar:

Se supone que aún no ha facturado ese mes por lo tanto pulse NO, si ha facturado parte del mes debería seleccionas SI, de esa forma no se mostrarán los apuntes ya facturados. (MagisFor supone que las facturas que tienen número ya han sido facturadas y las que no lo tienen todavía no lo han sido). A veces, por errores, por copias o por lo que sea, deseará imprimir la facturación más de una vez. Como las facturas ya tendrán número, para volver a facturar todo el mes de nuevo, ha de pulsar NO en este cuadro de diálogo.

Para facturar, responda también NO. Si lo desea haga click en No mostrar más este aviso.

Por último aparece este cuadro de texto:

En las opciones de salida de la pantalla de Contabilidad aparece:

y en las fichas de las farmacias aparecen estas opciones:

Según la opción que cada farmacia tenga seleccionada en su ficha, cuando facture a final de mes o entre dos fechas a todas las farmacias, si desea que todas las facturas salgan por ejemplo por la impresora, seleccione la opción de salida “Impresora”. Si selecciona la opción JPG-PDF aparecerá la ventana de envío por email con todas las facturas generadas tanto en formato JPG como en formato PDF y se pueden enviar por email en uno de esos dos formatos:

Si está seleccionada la opción “Automático” las facturas se dirigirán a la salida que esté seleccionada en la ficha de cada farmacia, es decir, unas saldrán por la impresora, otras se enviarán por e-mail (en formato jpg y pdf) y otras se dejarán en formato pdf en una carpeta compartida con la farmacia en la nube de Google Drive o OneDrive.

Para más información tiene un tutorial aquí: http://www.magisfor.com/Tutorial/Drive.htm

Si hubiese facturado a todas las farmacias clientes, aquí aparecerían todas. Puede ver la factura antes de enviarla por e-mail si pulsa el botón Ver. Aparecerá la factura en formato JPG o PDF en su programa gráfico para formatos JPG o PDF que tenga por defecto definido en Windows. Ejemplo:

Así es como se va a enviar por e-mail la factura a la farmacia pero con formato DINA4.

Observe que puede haber varios tipos de IVA (hasta 3 y hasta 3 recargos de equivalencia). MagisFor los separa y al final suma desglosados los diferentes IVA y RE.

En la factura usted puede definir la cabecera Menú Configuración => Cabecera Factura, el texto que quiere que aparezca antes del nombre de la farmacia cliente Menú Configuración => texto antes del nombre y algunas cosas más.

Para enviar por e-mail las facturas, primero cargue su programa de correo (para que funcione debe ser un programa del sistema operativo Windows como Outlook Express, Windows mail, Windows Live Mail, etc y ese programa debe ser el predeterminado de correo en Windows). Luego debe pulsar el botón ENVIAR y mejor si tiene seleccionada la opción Enviar todos seguidos.

Al pulsar Enviar, aparecerá un correo con la factura como fichero adjunto:

El adjunto tendrá tamaño DINA4 y formato JPG o PDF.

Si la factura ocupa más de una página DINA4, se generará otro u otros DINA4 con formato JPG que también se adjuntarán.

Tendrá que pulsar el botón Enviar, una vez para cada farmacia cliente y cuando aparezca el cuerpo del e-mail pulse Enviar en su servidor de correos para colocarlo en la bandeja de salida.

Cuando termine, desde su servidor de correo debe enviar todos los email generados que aparecen en la bandeja de salida.

Después pulse Salir en el cuadro de diálogo de envíos. Aparecerá el siguiente mensaje:

No debe preocuparse si llegó al módulo de envíos y luego decidió no enviarlas, ya que puede generar las mismas facturas tantas veces como quiera volviendo a pulsar el botón Imprimir de Contabilidad. Se borran los JPG generados, pero no las facturas que MagisFor tiene guardadas.

Importante:

Cuando va a facturar todas las farmacias clientes a la vez, si ha seleccionado como salida el formato JPG-PDF, MagisFor comprueba en cada ficha de las farmacias clientes si está seleccionado el parámetro Facturas por e-mail y si no lo está, en vez de generar un archivo JPG, manda la factura a la impresora. Esto no sucede cuando factura una sola farmacia, en este caso usted decide el formato que quiere. Si seleccionó Salida automática, algunas facturas irán a la impresora, otras se enviarán por email y otras se dejarán en la carpeta compartida en la nube con la farmacia cliente.

Si en la ventana de envío de facturas la opción "No editar cada envío" está seleccionada, MagisFor tratará de poner todos los emails con todas las facturas adjuntas en la bandeja de salida de su servidor de correos sin que se edite uno a uno cada correo antes de enviarlo, el problema es que seguramente su sistema operativo por protección le va a decir que hay un programa desconocido que está intentando enviar un email y puede confundirlo con un virus que trata de enviar correos sin su permiso.

Para cambiar datos de la factura:

Desde CONTABILIDAD puede editar el texto que aparece después de la cabecera de la factura:

También puede editar un texto que se escriba siempre antes del nombre de la farmacia (Configuración => Texto antes del nombre)

Importante:

Desde el módulo principal de MagisFor, en el menú Configuración => Parámetros => Recetario hay un parámetro importante que debe de tener bien configurado según la edición de MagisFor que maneje:

Para la edición profesional, el parámetro: Preguntar si guarda apunte contable debe estar puesto en "sí". No lo ponga en la opción Guardarlo siempre, porque entonces se anotará el apunte en contabilidad siempre de forma automática y muchas veces aún no habrá introducido el nombre de la farmacia cliente que encargó la fórmula, con lo cual el apunte se anotará a su farmacia.

Nota: En la versión 11 de Magisfor ha habido bastantes novedades con la facturación, pulse aquí para ir a verlas o aquí para ver los últimos tutoriales

Hay un parámetro en CONTABILIDAD muy importante:

-Proteger los números de facturas: Sí

Este parámetro siempre debe estar puesto en "Sí". Esto evita que Magisfor sobreescriba los números de facturas que estén generadas.

Sólo si alguna vez se equivoca y necesita volver a numerar una o más facturas, puede ponerlo en "No". Cuando está en "No", Magisfor vuelve a numerar la factura o las facturas que estén a la vista a partir del número de factura que usted introduzca.