Fin de año

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Lo que hay que hacer al comenzar un nuevo año:

  • Una copia de seguridad de todos los ficheros en una nueva carpeta (por ejemplo "Copia MagisFor 2018").
    Para ello, al salir del programa, cuando aparezca la ventana "Copias de seguridad", pulse el botón "Nueva carpeta de copia". Luego realice la copia de seguridad en la nueva carpeta seleccionando todas las opciones (Copiar parámetros, copiar PNT, etc...)

En realidad lo mejor es hacer una copia de toda la carpeta MagisFor (Clic con el botón derecho sobre la carpeta MagisFor => Copiar y vas a cualquier otra parte del disco duro (ejemplo el escritorio) y seleccionas Pegar. Al hacer esto último se tiene todo el programa completo con todos los parámetros, ficheros etc. en otro lugar e incluso se puede ejecutar el programa (MagisFor.exe) en esta carpeta copia sin ningún problema.

  • Copiar el fichero de "Productos" con un nuevo nombre que se usará en el 2019. Por ejemplo si su fichero de productos se denomina Productos 2018", cópielo cómo "Productos 2019".

    Para ello, pulse desde la carpeta "Productos", el primer botón (Abrir fichero) y cuando aparezca un cuadro de diálogo, pulse el botón "Copiar". Introduzca la denominación del nuevo fichero sin extensión (Ejemplo: Productos 2019). A continuación seleccione el fichero nuevo (Productos 2019) que se habrá creado y pulse el botón "Abrir".

     

  • Poner a cero, el consumo anual, entradas y salidas de las fichas de todos los productos del nuevo fichero que se ha copiado para el año 2019
    El consumo anual es todo lo que ha usado en un año, es imprescindible ponerlo a cero en la copia del fichero de productos, por eso hemos hecho una copia del fichero de productos del año 2018 denominándolo Productos 2019, porque así no pierde el consumo anual del año 2018. Se mide en unidades (g, gr, ml, Kg o lo que haya en el campo unidades de su ficha.)
    La compra total es todo lo que ha comprado (en unidades). Año a año se puede ir acumulando sin problemas.
    Las entradas es todo lo que ha comprado pero en vez de en unidades, en euros y conviene ponerlo a cero el primer día del año. Las salidas es lo contrario también en euros. Ambas conviene ponerlas a cero el primer día del año (siempre que se haya hecho una copia del fichero), así sabrá lo que se ha gastado y lo que ha ganado:

    (Salidas - Entradas) = beneficios de los productos, ya que puede comprar a un precio y vender a otro (cada producto tiene 3 precios diferentes con los que usted valora las fórmulas.)

    Para poner a cero ciertos campos de TODOS los productos, ha de ir al menú Productos ==> Borrar campos.

    Debido a que sólo puede existir un fichero de envases, al comenzar un año no podemos copiar el fichero de envases para poder poner el Consumo anual a cero etc. Existe una forma de copiarlo para no perder los datos del año anterior:

    Desde la carpeta PRODUCTOS pulse sobre el botón ABRIR FICHERO. Aparece la lista de ficheros de productos, y junto a ellos un fichero llamado ENVASES.PRO que es el de envases. Podemos seleccionarlo y pulsar el botón COPIAR. Como nombre de la copia le ponemos por ej. ENVASES 2018 de esta forma ahora tenemos el fichero de envases que va a utilizar el programa que siempre es: (ENVASES.PRO) y su copia con otro nombre. En realidad el nuevo fichero ENVASES 2018 ya no se va a comportar como un fichero de envases sino que ahora se comporta como un fichero de productos. Cuando queramos consultarlo o hacer algún listado, bastará abrirlo como si fuera un fichero de productos e ir al menú LISTADOS ==> PRODUCTOS. Ahora en el fichero de envases ya podemos borrar sus campos Consumo anual, Compra total, Entradas y Salidas, porque tenemos una copia del fichero de envases del año anterior.

      

  • En fichero de Pacientes 2019 que opcionalmente puede haber copiado también a partir del fichero de pacientes 2018, también deberá borrar ciertos campos (menú Pacientes ==> Borrar Campos ==> (Número de fórmulas y total euros).
    Se recomienda que sólo dé de alta a pacientes muy asiduos, ya que un fichero de pacientes con exceso de pacientes hará más lento el programa.
      

  • Abrir un nuevo libro recetario.
    Esto es importante, ya que si no lo hace, el libro recetario irá creciendo indefinidamente y el programa se hará cada vez más lento. Además puede tener un problema y perder todos los datos de muchos años. Lo mejor es abrir un nuevo libro dándole como primer número, el último del libro anterior mas uno.
    Para abrir un nuevo recetario:
    Sitúese en la carpeta Recetario y pulse sobre el botón Abrir (primer botón de la barra de herramientas). Cuando aparezca un cuadro de diálogo, pinche sobre el botón Nuevo e introduzca como nombre por ejemplo Recetario 2019 (sin extensión). De esta forma lo tendrá muy identificado y cuando pasen los años siempre podrá encontrarlo y abrirlo para buscar un apunte.
    Al abrir un nuevo libro, lo primero que le piden es que introduzca el número del primer apunte que registrará, por eso conviene que antes vea el último número del libro del año 2018. Si elabora muchas fórmulas convendría crear uno cada trimestre o cada semestre.
    Cuando busque un apunte por "número de recetario" en un libro y no lo encuentre, el programa le dará la opción de buscarlo en los libros recetarios de otros años y si lo encuentra, lo sacará para volverlo a valorar.

    Si usted durante el año abre varios recetarios (ejemplo un recetario nuevo cada mes), si lo desea puede unirlos en uno solo, para ello ha de ir a:

    Menú Recetario => Utilidades => Unir recetarios (es más sencillo buscar algo en un recetario que en doce recetarios). Aunque los una, no pierde los recetarios individuales.

    NOTA: Si ha guardado las copias de recetas de esos recetarios, dichas recetas no se guardarán en el nuevo recetario unido. Puede unir recetario, pero no debe borrar los recetarios individuales que unió.


    Importante: Cuando abra un nuevo libro recetario, enseguida ha de salir del programa, aparecerá un aviso advirtiéndole que el recetario actual no es el mismo que había al entrar. Normalmente durante el año si ha estado ojeando otro recetario, al salir deseará cambiarlo para dejar el recetario que había al entrar, pero en este caso, el 1 o 2 de enero debe decir NO cuando se lo pregunten, de esta forma al volver a entrar a MagisFor ya trabajará con el nuevo recetario del año 2019 y el programa considerará que por defecto debe guardar los apuntes en el RECETARIO 2019.
    También es importante que cuanto antes guarde una fórmula valorada en el nuevo libro recetario, ya que un fichero vacío puede producir errores extraños.

     

  • Si trabaja con psicótropos, sería conveniente hacer un listado de entradas, salidas y saldo, y pasarlos todos al histórico pulsando el botón "Histórico".
    Si ha hecho una copia de los ficheros que hemos mencionado más arriba (fórmulas, productos y pacientes), siempre que quiera podrá abrirlos para hacer un listado de ellos. También puede volver a hacer un listado con el histórico de psicótropos cuando lo desee.

  • Nuevo libro de recepción de productos: El día 1 de enero al entrar al programa le preguntarán si quiere abrir un nuevo libro de recepción de productos para el 2019. Debe contestar que si. Lo mismo para el libro de recepción de envases, material de laboratorio etc. Debe contestar "" a todo.

  •  

  • Estadística del libro recetario: Desde el menú: Recetario => Estadísticas puede hacer un rápido listado de las fórmulas elaboradas, agrupándolas por fórmulas, por paciente o por forma farmacéutica. Si tiene la edición profesional, podrá ver las fórmulas agrupadas por farmacias.

     

  • Estadística del compras de productos: Desde el menú: Productos => Estadísticas de compras. Puede ver lo que ha comprado cada mes, tanto en Euros como en unidades.

 

Para la edición profesional de MagisFor:

-En versiones anteriores a la 8, sucedía que si guardaba en contabilidad un apunte del recetario con fecha de diciembre y ya estaba en enero del año siguiente, ese apunte se metía directamente en la contabilidad de enero. Esto se ha solucionado a partir de la versión 8. Si hace eso MagisFor le preguntará si quiere cambiar al libro contable del año anterior antes de anotar ese apunte de diciembre y podrá anotarlo en el año que corresponde.

 

-Si no lo ha hecho por meses y lo desea, puede dar a sus farmacias clientes, el libro recetario completo de todo el año. Para ello desde el módulo principal de Magisfor vaya a:

Menú Recetario => Imprimir Libro

Y cuando aparezca el módulo que imprime el recetario:

Menú Imprimir => Apuntes del recetario => Por fecha (y selecciona dos fechas)

En el filtro que hay en la parte de abajo selecciona Farmacia e introduce el nombre de la farmacia cliente para imprimir su libro. También puede enviarlo en formato Excel pulsando el botón "Excel".

 

-Si trabaja con el módulo Control de Envíos:

Aunque al entrar al programa a principios de año se habrá cambiado el Libro de Control de Envíos (Control de envíos 2019), probablemente cuando quiera abrirlo en el módulo de Control de Envíos, no lo verá debido a que todavía no se ha guardado nada en él. Para poder verlo y abrirlo:

 

1-Desde el Control de Envíos pulse el botón "Abrir libro de control de envíos"

Aparece una ventana con los libros. Arriba debe escribir Control de envíos 2019 y luego ha de pulsar el botón "Abrir":

 

En el Control de Envíos también deberá abrir el nuevo Recetario 2019:

 

Es muy conveniente tener este parámetro activado:

 

Desde el Módulo principal de Magisfor:

Menú Configuración => Parámetros => Recetario => Recetarios independientes para cada usuario: Sí

 

 

Al entrar al Control de Envíos siempre aparece un mensaje indicándole los ficheros con los que va a trabajar. Si es necesario, puede cambiarlos.

 

 

 

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