Cómo saber los beneficios obtenidos de cada producto

Como ejemplo, he seleccionado el producto ERITROMICINA.

En el centro de su ficha están estos campos:

El primer día del año, es necesario poner a cero algunos campos. Esto está explicado en este tutorial:

Lo que hay que hacer al comenzar un nuevo año

El significado del stock mínimo y del stock actual no es necesario explicarlo porque está muy claro.

Los beneficios del producto se ven en estos 4 campos:

Consumo anual: Es la cantidad de producto que se ha utilizado en todas las fórmulas que se han hecho desde principio se año hasta la fecha actual. Está expresado en unidades que suelen ser g o ml. En este ejemplo el consumo de eritromicina es 48 g, es decir en todas las fórmulas que se han elaborado hasta la fecha actual, se ha utilizado 48 g de eritromicina.

Compra total: Es la compra total también en g o ml de producto comprado desde el 1 de enero. En este ejemplo, se han comprado desde el 1 de enero hasta la fecha, 1000 g de eritromicina

Entradas: Es el coste de la compra total expresado en Euros. En este ejemplo, vemos que 1000 g de eritromicina ha costado 126,2 €

Salidas: Es el valor en Euros del consumo de eritromicina desde el 1 de enero hasta la fecha actual. En este ejemplo, los 48 g de eritromicina utilizados en las fórmulas se han vendido por 78,44 Euros.

Con estos datos podemos ver que Salidas - Entradas  = Beneficios (de la eritromicina)

Si al final de año, la Compra total (en g) coincidiera con el Consumo anual (en g), es decir hubiéramos utilizado los 1000 g  de eritromicina, las Salidas menos las Entradas  nos va a dar los beneficios de la venta de eritromicina. Siempre habrá beneficios, debido a que la compra en g (entrada en €) siempre se hace a precio de coste, sin embargo para el consumo en g (Salidas en €) no se utiliza el precio de coste, sino que se suele valorar con el botón ASSS o con el botón PVP y estos precios son mayores que el precio de coste, por eso si se resta a las salidas, las entradas nos da una diferencia que son los beneficios.

Para saber exactamente los beneficios de cada producto, hay que tener en cuenta también la cantidad de producto que nos queda en stock, es decir el Stock actual. Si se multiplica el Stock actual por el precio de coste tendremos los euros de eritromicina que tenemos actualmente en stock.

Para tener todos los datos de todos los productos, vamos a: Menú Listados => Productos

Aparece la clásica ventana de Listados en donde tenemos que seleccionar los campos que queremos listar e imponerles unas condiciones.

Este puede ser un ejemplo de listado de productos para saber el consumo, los beneficios, los gastos de compra etc... Hago un listado con pocos productos para ver mejor lo que ocurre. Supongamos que el listado se hace el 31 de diciembre:

(Todos son datos ficticios, no son datos de una laboratorio real)

Aceite de aguacate: Se compraron 500 g pero solo se utilizaron 100 g. En este caso es lógico que las entradas (compras en €) sean mayores que las salidas (ventas en €). Los 100 g que hemos utilizado los hemos vendido a un precio de 527,8 €. Teniendo en cuenta que la compra total (500 g) costó 634,88 €, los beneficios han sido claros:

500 g comprados a 634,88 € (1,27 € el g)

100 g vendidos a 527,8 € (5,27 € el g)

Claramente estamos ganando en la venta, el problema es que hemos comprado mal ya que de los 500 g solo se han utilizado 100 g. Nos quedan 400 g en stock. Pero ese stock actual es un dinero que tenemos.

Alfa Bisabolol: Fue absurdo comprarlo, ya que nunca se hizo una fórmula con este producto.

Eritromicina base: Se compraron 1200 g y se vendieron (dentro de las fórmulas que se elaboraron) 1147,3774 g.

1200 g comprados a 359,84 € (0,3 € el g)

1147,37 g vendidos a 527,576 € (0,46 € el g)

Vemos que el precio total de la compra fue de 359,84 € y el precio total de la venta 527,18 €

527,18 - 359,84 =  167, 34 son los beneficios. A esta cantidad tendríamos que sumar lo que nos queda en stock:

1200 - 1147,37 = 52,63 g

Como 1 g nos cuesta 0,3 €:

52,63 x 0,3 = 15,79 € Nos queda en stock

Si sumamos los beneficios en € mas el Stock actual en € tendremos una idea más real del negocio

167,34 + 15,79 = 183,13

Es decir que los 359,84 € de eritromicina comprados en el año, nos ha producido unos beneficios de 183,13 €

Con los totales que tienen fondo verde se puede llegar a esta conclusión:

Salidas - Entradas = Beneficios

1071,18 - 1772,73 = -701,55

Claramente si estuviéramos a 31 de diciembre se podría decir que he comprado fatal ya que hay muchísimo stock sin utilizar y estoy perdiendo dinero.

Compra total - Consumo anual = Stock en g y ml de todos los productos

3400 - 1377,8 = 2022,2

Es el stock actual a final de año en g y ml (todo un poco mezclado)

Entradas (en €) / Compra Total (en unidades) = Resumen de lo que me ha costado una unidad

1772,73 / 3400 = 0,52 € la unidad de compra

Salidas (en €) / Consumo anual (en unidades) = Resumen de como he vendido una unidad

1071,18 / 1377,18 = 0,77 € la unidad de venta

Claramente he tenido un beneficio por cada unidad (g o ml): 0,77 - 0,52 = 0,25 €

Esto me dice que aunque he comprado fatal, estoy teniendo buenos beneficios.

Se pueden hacer listados mucho más complejos que nos dan más datos. Ejemplo:

En este listado tenemos más datos (Stock actual en unidades (g o ml) y los € de ese stock actual).

El problema es que Magisfor ha utilizado el precio de coste que hay en la ficha actual de cada producto. Como el programa permite tener hasta 5 compras diferentes del mismo producto, puede haber 5 precios de coste diferentes con lo cual el campo Stock actual x Precio de coste no es real.

Para saber las compras es mejor utilizar otro listado:

Menú Productos => Estadísticas de compras:

Para este listado no se utiliza el fichero de PRODUCTOS, sino que se utiliza el "LIBRO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS", es decir las compras a precio real realizadas durante el año:

(Este listado no está hecho en una farmacia o laboratorio real y por eso tiene muy pocos datos)

Aquí estarán las compras reales a precio de coste desglosado por meses.

La suma de la columna Total € en una situación real, debería coincidir tanto los productos como la la columna total con la columna Entradas de la imagen anterior

Lo mejor para hacer los cálculos bien, es utilizar los datos de los totales (con fondo verde):

En el párrafo de arriba, con los totales hemos calculado lo que cuesta una unidad de compra y el precio al que hemos vendido (unidad de venta)

Unidad de compra (la media de todos los productos comprados): 0,52 €

Unidad de venta (la media de todos los productos vendidos dentro de las fórmulas): 0,77 €

Podemos multiplicar el Stock actual x la unidad de compra y tendremos una idea más real de los Euros que tenemos en stock:

1146,82 x 0,52 = 596,34

Esta cifra debería ser coincidir con el total de la columna Stock actual x precio de coste pero no coincide debido a que durante todo el año hemos comprado cada producto con diferentes precios de compra.